AIM Italy S.r.l. (di seguito, il “Titolare” o “AIM”), in qualità di Titolare del trattamento, ai sensi e per gli effetti dell’art. 13 del Regolamento UE 679/2016 (di seguito, il “Regolamento privacy”) e successive modificazioni ed integrazioni, raccoglie e successivamente tratta dati personali^[1] dei partecipanti (di seguito, l’“Interessato”) – anche in qualità di docenti (ad esempio, relatori, moderatori, ecc.) o discenti – al congresso e/o altro evento di carattere scientifico o formativo (di seguito, l’“Evento”), anche erogato a distanza.

I dati di contatto del Responsabile della Protezione dei Dati (ai sensi dell’art. 37 del Regolamento privacy) designato da AIM sono reperibili al seguente link https://www.aimgroupinternational.com/company-information.

1. Finalità e modalità del trattamento.

I dati personali dell’Interessato sono trattati nell’ambito dell’attività commerciale di AIM, per il perseguimento delle seguenti finalità:

1. iscrizione e relativa partecipazione dell’Interessato all’Evento;
2. adempimenti di carattere fiscale, amministrativo e contabile strettamente connessi alla citata partecipazione;
3. adempimento di specifici obblighi previsti dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria (ad esempio, in caso accreditamento ai fini dell’Educazione Continua in Medicina);
4. invio gratuito di documentazione afferente all’Evento;
5. utilizzare l’immagine e/o la voce dell’Interessato ritratti nel corso dell’Evento o caricati in upload dal medesimo, all’interno di video, audio e/o fotografie dell’Evento stesso pubblicati sul sito web e sui social network del Gruppo AIM e, se esistenti, sul sito web e sui social network dell’Evento, nonché sulla piattaforma digitale dell’Evento (se esistente);
6. invio della documentazione AIM, per aggiornare l’Interessato su tutti gli altri futuri progetti, iniziative ed eventi promossi dalla medesima nell’ambito della stessa area di interesse, sia tramite strumenti automatizzati (ad esempio, newsletter, e-mail, sms, mms, chiamate senza operatore, ecc.) che attraverso modalità tradizionali di contatto (posta cartacea e/o chiamate dirette tramite operatore);
7. previo specifico consenso, invio della documentazione da parte di altre società del Gruppo AIM, per aggiornare l’Interessato su tutti i progetti, iniziative ed eventi promossi dal Gruppo AIM, sia tramite strumenti automatizzati (ad esempio, newsletter, e-mail, sms, mms, chiamate senza operatore, ecc.) che attraverso modalità tradizionali di contatto (posta cartacea e/o chiamate dirette tramite operatore).

Il trattamento dei dati personali avviene, sotto l’autorità del Titolare del trattamento, da parte di soggetti specificamente Designati, autorizzati ed istruiti al trattamento ai sensi dell’art. 2-quaterdecies del D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196, come modificato dal D.Lgs. 10 agosto 2018, n. 101 (di seguito, il “Codice privacy”) e dell’art. 29 del Regolamento privacy, mediante strumenti manuali, informatici o telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità e comunque in modo da garantire la riservatezza e la sicurezza dei dati personali.

2. Base giuridica del trattamento, natura del conferimento e conseguenze di un eventuale rifiuto, consenso dell’Interessato.

Con riferimento alle finalità di cui al precedente paragrafo 1, punti 1., 4., 5. e 6., il conferimento dei dati personali è obbligatorio e costituisce requisito necessario per l’iscrizione e la relativa partecipazione all’Evento, nonché per la ricezione della documentazione AIM su tutti i futuri progetti, iniziative ed eventi promossi dalla medesima nell’ambito della stessa area di interesse; infatti, il mancato conferimento determina l’impossibilità di iscrivere l’Interessato all’Evento e coinvolgerlo in ogni iniziativa partecipativa del medesimo, nonché in tutti i futuri progetti, iniziative, ed eventi promossi da AIM nell’ambito della stessa area di interesse; pertanto, la base giuridica del relativo trattamento è l’art. 6, comma 1, lett. b) del Regolamento privacy. Invece, per quanto riguarda la finalità di cui precedente paragrafo 1, punto 7., il conferimento dei dati personali è facoltativo, ma in sua assenza l’Interessato non potrà ricevere la documentazione delle altre società del Gruppo AIM su tutti i progetti, iniziative ed eventi promossi dalle medesime; pertanto, la base giuridica del relativo trattamento è il consenso espresso dell’Interessato di cui all’art. 6, comma 1, lett. a) del Regolamento privacy. Infine, per quanto concerne le finalità di cui precedente paragrafo 1, punti 2. e 3., il conferimento dei dati personali è obbligatorio, e la base giuridica del trattamento è l’adempimento di obblighi legali in capo al Titolare, ai sensi dell’art. 6, comma 1, lett. c) del Regolamento privacy.

3. Soggetti o categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati e ambito di comunicazione.

In relazione alle finalità del trattamento sopra indicate, e nei limiti strettamente pertinenti alle medesime, i dati personali dell’Interessato saranno comunicati in Italia, all’interno o all’esterno della UE, ai seguenti soggetti, ai fini dell’iscrizione e successiva partecipazione all’Evento:

(i) all’Amministrazione finanziaria e ad altre pubbliche Autorità, ove imposto dalla legge o su loro richiesta;

(ii) agli istituti di credito per le disposizioni di pagamento afferenti alla quota di iscrizione all’Evento;

(iii) alle strutture e/o società esterne di cui AIM si avvale, preposte allo svolgimento di attività connesse, strumentali o conseguenti all’iscrizione e successiva partecipazione all’Evento (ad esempio, per i servizi stampa, per l’elaborazione dati e la consulenza informatica, per attività promozionali da parte di società partecipanti all’Evento, per la spedizione dei programmi congressuali, per l’accreditamento delle attività formative, per la sistemazione alberghiera, ecc.);

(iv) ai consulenti esterni (ad esempio, per la gestione degli adempimenti fiscali), se non designati per iscritto Responsabili del trattamento;

(vi) tenuto conto dell’appartenenza di AIM ad un Gruppo internazionale, a società controllanti, controllate o collegate, per finalità amministrativo-contabili;

(vii) previo specifico consenso dell’Interessato, alle altre società del Gruppo AIM, per ricevere la loro documentazione su tutti i progetti, iniziative ed eventi promossi dalle medesime.

I soggetti sopra indicati, ai quali i dati personali dell’Interessato saranno o potranno essere comunicati (in quanto non designati per iscritto responsabili del trattamento), tratteranno i dati personali in qualità di Titolari del trattamento ai sensi del Regolamento privacy, in piena autonomia, essendo estranei all’originario trattamento eseguito da AIM.

Senza il consenso alla comunicazione dei dati personali e dei correlati trattamenti, nei casi in cui esso è richiesto ai sensi del Regolamento privacy, non potrebbero essere eseguite quelle operazioni che richiedono tali comunicazioni, con le conseguenze che sono note all’Interessato.

Un elenco dettagliato e costantemente aggiornato di questi soggetti, con la indicazione delle rispettive sedi, è sempre disponibile presso la sede legale di AIM.

Come detto, l’immagine o la voce dell’Interessato ritratti nel corso dell’Evento o caricati in upload dal medesimo, potranno essere diffusi all’interno di video, audio e/o fotografie dell’Evento stesso pubblicati sul sito web e sui social network del Gruppo AIM e, se esistenti, sul sito web e sui social network dell’Evento, nonché sulla piattaforma digitale dell’Evento (se esistente).

Qualora ciò fosse necessario per lo svolgimento del contratto, i dati personali dell’Interessato potranno essere trasferiti verso paesi appartenenti alla UE e/o verso paesi non appartenenti alla UE. Qualora per il perseguimento delle finalità sopra indicate, i dati personali dell’Interessato dovessero essere trasferiti in paesi al di fuori della UE, tale trasferimento avverrà unicamente a fronte dell’esistenza di accordi internazionali o decisioni di adeguatezza da parte della Commissione (ex art. 45 del Regolamento privacy), oppure di accordi contenenti c.d. “clausole contrattuali standard” (ex art. 46 del Regolamento privacy e ai sensi della Decisione della Commissione UE n. 2021/914 del 4 giugno 2021) ,ovvero in presenza di norme vincolanti d’impresa (ex art. 47 del Regolamento privacy) e comunque sulla base di garanzie appropriate che garantiscano ai dati personali un grado di protezione adeguato nel rispetto dei principi del Regolamento privacy. In mancanza di una decisione di adeguatezza ai sensi dell’art. 45, comma 3 del Regolamento privacy, o di garanzie adeguate ai sensi dell’art. 46 (clausole contrattuali standard) o dell’art. 47 (norme vincolanti d’impresa), il trasferimento di dati personali verso un paese terzo al di fuori della UE potrà avvenire soltanto in presenza di una delle condizioni previste all’art. 49 del Regolamento privacy”.

4. Diritti dell’Interessato.

Gli artt. 15 e segg. del Regolamento privacy conferiscono all’Interessato il diritto di ottenere:

• la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile;
• l’indicazione dell’origine dei dati personali, delle finalità e modalità del trattamento, della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici, degli estremi identificativi del titolare;
• l’aggiornamento, rettifica, integrazione, cancellazione, trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge – compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono raccolti o successivamente trattati – l’attestazione che tali operazioni sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si riveli impossibile o comporti un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato.

L’Interessato ha inoltre il diritto:

• di revocare in qualsiasi momento il consenso (ove prestato) al trattamento dei dati personali (senza pregiudizio della liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca);
• di opporsi, in tutto o in parte, per motivi legittimi, al trattamento dei dati personali che la riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
• di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali nei casi previsti dal Regolamento privacy.

Posto che il consenso eventualmente prestato dall’Interessato ad essere contattato per finalità promozionali attraverso mezzi automatizzati per la finalità di cui al punto 7. del precedente paragrafo 1 si estende anche a quelli tradizionali, lo stesso potrà in ogni momento contattare AIM, ai recapiti sopra indicati, per esercitare il proprio diritto di opposizione, anche solo in maniera parziale, ossia in riferimento alle une o alle altre delle modalità di contatto sopra specificate.

Per conoscere l’elenco dettagliato e costantemente aggiornato dei soggetti cui i dati personali dell’Interessato possono essere comunicati e per esercitare i diritti di cui agli artt. 15 e segg. del Regolamento privacy, nelle modalità previste dall’art. 12 del Regolamento privacy e nei limiti stabiliti dall’art. 2-undecies del Codice privacy, il medesimo può rivolgersi ai seguenti recapiti del Titolare del trattamento:

AIM Italy S.r.l.

Viale Enrico Forlanini n. 23 – 20134 Milano

Telefono: 02 566011 – Fax: 02 56609059 – e-mail: info.aimcongress@aimgroup.eu

5. Durata del Trattamento.

Fatti salvi gli obblighi di legge, i dati personali dell’Interessato saranno conservati per la sola durata dell’Evento. Invece, per la ricezione, da parte di AIM e – previo specifico consenso – da parte delle altre società del Gruppo AIM, degli aggiornamenti su tutti i progetti, iniziative ed eventi futuri promossi dalle medesime, il trattamento avrà una durata non superiore a 5 anni dalla data di fornitura dei predetti aggiornamenti, se gli Utenti non ne avranno richiesto antecedentemente la cancellazione. Nonostante quanto precede, AIM potrà conservare taluni dati personali degli Interessati anche dopo la cessazione del trattamento e ciò esclusivamente per difendere o far valere un proprio diritto ovvero nei casi previsti dalla legge o per effetto dell’ordine di un’autorità giudiziale o amministrativa.

[1] Ai sensi dell’art. 4 del Regolamento privacy, per “dato personale” si intende: “qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile («interessato»); si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale”.